Musik i Syds personuppgiftspolicy

Musik i Syd

Musik i Syd är en musikinstitution i Skåne och Kronoberg med syfte att ge människor tillgång till skapande och levande musikupplevelser. Det är ett kulturpolitiskt uppdrag med målet att göra levande musik tillgänglig även utanför de större städerna. Musik i Syd medverkar till en mängd festivaler inom olika genrer runt om i Skåne och Kronoberg. Utöver of­fentliga konserter och projekt genomför Musik i Syd även ett stort antal konserter inom förskola, skola, vård och omsorg. Varje år presenteras, ofta i samarbete med olika lokala arrangörer, drygt 3 000 konserter för mer än 300 000 personer. 

Huvudmän för verk­samheten är Region Skåne och Region Kronoberg. Musik i Syd har kontor i Kristi­anstad (huvudkontor), Växjö och Malmö.

Musik i Syd behandlar personuppgifter för att fullgöra de uppdragsöverenskommelser med våra huvudmän som ligger till grund för verksamheten och för att kunna agera som producent, arrangör, samarbetspart, uppdragsgivare och arbetsgivare.

Aktuella dokument – behandling av personuppgifter

I några olika dokument beskriver vi vilka register och delar av verksamheten som innehåller personuppgifter, vilka uppgifter som behandlas och syftet med behandlingen. Vi redogör för den lagliga grunden och efter vilken tid informationen gallras alternativt bevaras. Vi berättar också hur den vars uppgifter vi behandlar gör gällande sina rättigheter. 

I flertalet fall då Musik i Syd behandlar personuppgifter gör vi det i syfte att uppfylla lagstadgade eller avtalsenliga krav eller krav som är nödvändiga för att ingå ett avtal med exempelvis en anställd, samarbetspart, kund eller leverantör. I de fall den registrerade inte tillhandahåller de uppgifter som vi begär kan det medföra att vi inte kan ingå ett avtal eller fullgöra våra förpliktelser i ett avtal med den registrerade.

De dokument som redogör för Musik i Syds personuppgiftsbehandling framgår av förteckningen nedan. Denna övergripande personuppgiftspolicy finns på vår webbsida, liksom specifik information kring behandling av uppgifter i samband med biljettköp. Ytterligare några dokument reglerar vårt interna arbete.

På vår webbsida:

• Personuppgiftspolicy – Musik i Syd

Personuppgiftspolicy för biljettköp och nyhetsbrev

Interna dokument:

• Register över Musik i Syds personuppgiftsbehandling

• Sammanställning av personuppgiftsbiträdesavtal

• Riktlinjer och rutiner för anställda

• Dokumentation teknisk säkerhet           

Musik i Syds hantering av personuppgifter

Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Det gäller till exempel namn, personnummer, bild, adress, e-postadress och telefonnummer. Det gäller även till exempel bokningsnummer och elektroniska identiteter, som exempelvis IP-nummer, om de kan kopplas till fysiska personer.

Musik i Syds hantering av personuppgifter ska ske på ett lagligt, korrekt, öppet och ändamålsenligt sätt, i den omfattning vi bedömer det nödvändigt samt på ett sätt som undviker att kränka den registrerades personliga integritet.

Musik i Syd har ansvar för att personuppgifterna skyddas av lämpliga säkerhetsåtgärder.

I vissa fall kan Musik i Syd behöva dela information med relevant tredje part, t.ex. en tjänsteleverantör, utöver de fall där ett avtals fullgörande eller att uppfylla en rättslig förpliktelse är laglig grund. För att säkerställa att personuppgifter behandlas på ett tryggt och säkert sätt upprättar Musik i Syd ett avtal (biträdesavtal eller dylikt) med externa parter som behandlar personuppgifter för vår räkning.

Laglig grund och lagringsminimering

Beroende på i vilket syfte personuppgifter inkommer till Musik i Syd (om personen är anställd, en samarbetspart, kund eller liknande), ser laglig grund och tiden för gallring/lagring av personuppgifter olika ut. Av ”Register över Musik i Syds personuppgiftsbehandling” framgår med vilken laglig grund uppgifterna samlas in/lagras, samt den gallringspolicy som gäller för de olika behandlingarna. Ändamålet med behandlingen styr vilka uppgifter som samlas in och sparas – aldrig mer eller under längre tid än vad som bedöms nödvändigt. Gallring genomförs regelbundet.

Personuppgifter kan dock mer generellt behöva lagras för att säkerställa uppfyllelse av legala skyldigheter, exempelvis avseende bokföring. Om så är fallet kan personuppgifterna sparas enligt relevant gällande annan lagstiftning.

Anställda

Anställdas personuppgifter behandlas för att fullgöra skyldigheter enligt lag, kollektivavtal och/eller för ingåendet och fullgörandet av enskilda avtal.

Personuppgifter som behandlas är huvudsakligen namn, personnummer, telefonnummer, underlag för ersättning och förmåner, adress, kontaktuppgifter till närstående, frånvaro, sjukdom och eventuell rehabilitering. De som mottar uppgifterna är verksamhetschefer, medarbetare på administrationen, och ev. aktör som administrerar löner och andra förmåner m.m. samt myndigheter och andra avtalsparter när så krävs.

Den anställdes personuppgifter krävs bland annat för: löneutbetalning, lönerevision och andra ersättningar och förmåner (inklusive pensioner), allmän personaladministration, tidrapportering, ev. krishantering, företagshälsovård och semester. Personuppgifter för anställda hanteras även för att säkerställa uppfyllelse av legala skyldigheter (inkomstskatt, socialförsäkring, turordningsbestämmelser, arbetsgivarintyg etc.)

När en anställning upphör sparar Musik i Syd, för att uppfylla åtaganden enligt arbetsrättslig, skatterättslig och socialförsäkringsrättslig lagstiftning vissa uppgifter om den anställde. Exempelvis måste uppgifter sparas för att uppfylla rättsliga skyldigheter avseende beskattning eller bokföring.

Vissa av de personuppgifter som behandlas till följd av anställningen kan utgöra känsliga uppgifter, t.ex. kring sjukdomstillstånd eller facklig tillhörighet. Se mer om Musik i Syds  hantering av känsliga uppgifter nedan.

Rekrytering

Personuppgifter som behandlas vid en rekrytering är bland annat namn, födelsedatum, adress, information om utbildning, arbetslivserfarenhet och färdigheter, eventuellt fotografi m.m. De som hanterar personuppgifter i samband med ansökningar, genomför intervjuer och fattar beslut kring rekrytering uppgifterna är VD, aktuell verksamhetschef, medarbetare på administrationen och ev. anlitad rekryteringsfirma. I de fall en rekryteringsfirma anlitas upprättas ett personuppgiftsbiträdesavtal.

Grunden för personuppgiftsbehandling i samband med rekrytering är samtycke, intresseavvägning, alternativt avtal. Lagringstid framgår av Register över Musik i Syds personuppgiftsbehandling.

Avtal för produktioner, samarbeten etc.

För att uppfylla rättsliga förpliktelser eller för att kunna ingå och fullgöra avtal om produktioner, arrangemang och/eller samarbeten, kan Musik i Syd behöva behandla enskilda parters personuppgifter. Det kan vara namn, personnummer, adress, e-postadress, telefonnummer, bankkontonummer, bank- och postgironummer.

De som behandlar uppgifterna är framförallt aktuell verksamhetschef, producenter samt medarbetare på administrationen.

Behandling av dessa uppgifter kan krävas bland annat för betalning av arvode och andra ersättningar, allmän administration, produktionsplanering och för att säkerställa uppfyllelse av legala skyldigheter.

I Register över Musik i Syds personuppgiftshantering finns vidare information om system och tid för lagring av uppgifterna.

Kunder

Musik i Syd behandlar personuppgifter för att kunna ingå och hantera avtal med våra kunder.

En kund kan vara en arrangör, annan beställare eller en biljettköpare.

För biljettköpare via biljettsystemen AXS, Kulturcentralen och Biljettcentrum som används vid Musik i Syds olika scener – Kulturkvarteret Kristianstad, Palladium Malmö och Växjö Konserthus – framgår allmänna villkor för biljettköp och personuppgiftspolicy av information på vår webbsida.

I de fall kunden är en arrangör eller annan beställare av produktioner (exempelvis en skola) behandlar vi uppgifter till personer som är företrädare för våra kunder. Vissa personuppgifter kan också behandlas på grund av att Musik i Syd har en rättslig skyldighet till det, exempelvis personuppgifter på fakturor till följd av bokföringsskyldighet.

Personuppgifter som kan komma att behandlas är namn, adress, telefonnummer och e-post. De som mottar uppgifterna är huvudsakligen verksamhetschef, producent och medarbetare på administrationen. Även tekniker och medarbetare vid våra scener kan, om avtalet handlar om arrangemang vid någon av dem, komma att behandla uppgifterna.

Uppgifterna behandlas för att kunna föra dialog med kunden och i stort kunna administrera kundavtalet. Företrädares personuppgifter kan även behandlas för ändamålet att skicka erbjudanden om utbud och information till kundbolaget. I de fall Musik i Syd behandlar personuppgifter avseende företrädare för potentiella kunder, görs detta i syfte att ta kontakt med kunden för att kunna ge kunden erbjudanden och information via telefon eller e-post.

Personuppgifter för kunder/företrädare hanteras i olika system och lagras olika länge beroende på vilken typ av kund som avtalet skrivs med. För arrangörer, annan beställare resp. biljettköpare framgår system för behandling och gallringsintervaller i Register över Musik i Syds personuppgiftsbehandling.

Se även Allmänna villkor för biljettköp inklusive personuppgiftpolicy på www.musikisyd.se.

Leverantörer

För att kunna ingå och hantera avtal med leverantörer behandlar Musik i Syd personuppgifter tillhörande personer som är företrädare för leverantörer. Vissa personuppgifter kan också behandlas på grund av rättslig skyldighet, exempelvis personuppgifter på fakturor som regleras av bokföringsskyldighet.

Musik i Syd behandlar personuppgifter avseende företrädare på leverantörsbolag som vi har eller avser att ingå avtal med. Personuppgifter som behandlas kan bland annat vara namn, telefonnummer, e-post, adress och yrkestitel. De som mottar och behandlar uppgifterna är huvudsakligen verksamhetschef och medarbetare vid aktuell enhet samt medarbetare på administrationen, i avsikt att kunna administrera inköpsavtal, hantera fakturor, kunna ställa frågor till leverantören angående de varor eller tjänster som Musik i Syd köper.

Ibland kan uppgifterna behöva lagras efter det att avtalsrelationen upphört, bland annat för att administrera eventuella garantier och reklamationsfrister samt hantera ev. rättsliga krav. Personuppgifter kan också mer generellt behöva lagras för att säkerställa uppfyllelse av legala skyldigheter, exempelvis avseende bokföring.

För lagringstid se Register över Musik i Syds personuppgiftsbehandling.

Uppgifter som samlas in i samband med användning av våra digitala tjänster

Musik i Syd är även personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter som samlas in via våra websidor inom verksamheten (Musikisyd.se, Kulturkvarteret.com, Palladium.nu, MusicaVitae.com m.fl.)

När någon går in på våra webbplatser eller använder en annan digital tjänst från oss samlar vi in uppgifter om användandet. En del av dessa uppgifter kan vara personuppgifter, som till exempel ett IP-nummer. Vi samlar också in anonymiserade och sammanräknade uppgifter om hur du och andra navigerar på webbplatsen, vilka sökningar som görs, vilka innehållssidor som ofta besöks och hur flödet ser ut.

Vi använder oss även av externa leverantörer för webbanalys av användarbeteenden. Det rör sig framför allt om uppgifter som hämtas in genom cookies, och som hanteras på generell nivå. Informationen, som är anonymiserad, lagras i högst 14 månader från senaste besöket på den aktuella webbplatsen. Underlaget används för utveckling av webbplatser och för användarfeedback.

På våra webbplatser kan du ibland även ta del av inbäddat innehåll (exempelvis videoklipp, bilder, artiklar o.s.v.). från andra webbplatser. Dessa beter sig på samma sätt som om besökaren har besökt den andra webbplatsen – och kan samla in uppgifter om dig, använda cookie-filer, bädda in ytterligare spårning från tredje part och övervaka din interaktion med det inbäddade innehållet.

Känsliga uppgifter

Med känsliga uppgifter avses sådana personuppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, personliga åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse eller medlemskap i fackförening och behandling av genetiska uppgifter, biometriska uppgifter för att entydigt identifiera en fysisk person, uppgifter om hälsa eller uppgifter om en fysisk persons sexualliv eller sexuella läggning.

Musik i Syd behandlar normalt inte känsliga personuppgifter i sin verksamhet. Om känslig uppgift i något fall förekommer sker behandling aldrig utan samtycke från den registrerade eller utan att det föreligger sådant stöd som framgår av artikel 9 Dataskyddsförordningen, exempelvis för att fullgöra skyldigheter eller utöva särskilda rättigheter inom arbetsrätt, social trygghet och socialt skydd.

Exempel på när vi behöver behandla känsliga personuppgifter är för utbetalning av sjuklön, rehabiliteringsansvar, ledighet för läkarbesök etc.

En personuppgiftsbehandling kan undantagsvis också vara nödvändig för att skydda den registrerades eller annans grundläggande intressen, när registrerad är fysiskt eller rättsligt förhindrad att ge samtycke, i vissa fall inom ramen för facklig verksamhet, om uppgifterna redan offentliggjorts av den registrerade, om det är nödvändigt med hänsyn till ett viktigt allmänt intresse, om det är nödvändigt av skäl som hör samman med bland annat bedömning av arbetstagares arbetskapacitet eller tillhandahållande av hälso- och sjukvård eller om det är nödvändigt med hänsyn till statistiska ändamål.

Musik i Syd vidtar vid varje behandling av känsliga uppgifter lämpliga säkerhetsåtgärder. Personuppgifter är aldrig tillgängliga för fler personer än vad som är nödvändigt, lämnas aldrig vidare utan uttryckligt samtycke från arbetstagaren, annat än att det föreligger arbetsrättslig skyldighet härför.

Varje medarbetare ansvarar för att bedöma den information och de uppgifter som inkommer i verksamheten utifrån graden av känslighet. Verksamhetscheferna ansvarar för att medarbetare på respektive enhet är medvetna om vilken typ av personuppgifter som anses som känsliga.

I vilka system och hur länge känsliga personuppgifter sparas framgår av Register över Musik i Syds personuppgiftsbehandling.

Gallring och lagring

Syftet med insamlandet av personuppgiften avgör den tid Musik i Syd behandlar uppgifterna. När inte längre motiv att behandla uppgifterna finns, och om uppgifterna inte faller under lag om arkivering eller annan lagstiftning, raderas uppgifterna.

I Register över Musik i Syds personuppgiftsbehandling står angivet vilka personuppgifter som finns i vilket register, i vilket syfte uppgifterna behandlas, laglig grund, vilken tid olika uppgifter behandlas, dataflöde (vilka digitala system uppgiften finns i), rättslig förpliktelse samt allmänt intresse mm.
I de fall den lagliga grunden inte grundar sig på avtal, rättslig förpliktelse eller allmänt intresse, tillfrågas den vars kontaktuppgifter det finns motiv att spara om samtycke.

Säkerhet

Musik i Syd arbetar löpande för att uppfylla principerna om ”inbyggt dataskydd och dataskydd som standard”. Vi är måna om integritet och säkerheten för de personuppgifter vi hanterar och utvärderar kontinuerligt riskerna och vidtar åtgärder för att minska dem.

Vi använder oss av ett antal IT-tjänster och IT-system i verksamheten, några installerade lokalt, andra i form av molnlösningar. I de fall en leverantör är vårt personuppgiftsbiträde och hanterar uppgifter på vårt uppdrag och enligt våra instruktioner, finns ett biträdesavtal som reglerar ansvaret.

Den registrerades rättigheter

Tillgång, rättning och radering

Den registrerade har rätt att vända sig till Musik i Syd som personuppgiftsansvarig och begära tillgång till de personuppgifter som behandlas och även informeras om ändamålen med behandlingen och vilka som mottagit personuppgifterna. I egenskap av personuppgiftsansvarig ska Musik i Syd förse den registrerade med en kostnadsfri kopia på de personuppgifter som behandlas.

Den registrerade har rätt att utan onödigt dröjsmål få sina personuppgifter rättade eller, under vissa förutsättningar, begränsade eller raderade. Om registrerad anser att Musik i Syd behandlar personuppgifter om denne som är felaktiga eller ofullständiga kan den registrerade kräva att få dessa rättade eller kompletterade.

Den registrerade har även rätt att få sina uppgifter raderade bland annat i fall att de inte längre är nödvändiga eller om behandlingen baseras på samtycke och detta har återkallats.

Om den registrerade begär att få uppgifterna rättade, raderade eller begränsade i behandling har Musik i Syd i egenskap av personuppgiftsansvarig som rutin att med rimlig ansträngning underrätta varje mottagare av personuppgifterna om den registrerades begäran.

Begäran om utdrag, rättelse eller radering görs genom den e-postadress som anges i slutet av detta dokument under kontaktinformation.

Den registrerade har rätt att när som helst invända mot behandling av dennes personuppgifter om den lagliga grunden för behandlingen utgörs av ett allmänintresse eller intresseavvägning enligt artikel 6.1 (e) och (f) Dataskyddsförordningen. Den registrerade har även rätt att när som helst invända mot behandling av dennes personuppgifter om dessa behandlas för direkt marknadsföring.

Rätt till dataportabilitet

Den registrerade har rätt att få ut de personuppgifter som denne tillhandahållit den personuppgiftsansvarige och har rätt att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig. Detta gäller dock under förutsättning att det (a) är tekniskt möjligt och (b) den lagliga grunden för behandlingen utgörs av samtycke eller att behandlingen varit nödvändig för fullgörande av avtal.

Rätt att återkalla samtycke

Om personuppgiftsbehandlingen grundar sig på den registrerades samtycke har denne rätt att när som helst återkalla detta samtycke. Sådan återkallelse påverkar inte lagligheten i personuppgiftsbehandlingen innan samtycket återkallades.

Rätt att klaga till Datainspektionen

Den registrerade har rätt att rikta klagomål till Datainspektionen.
Telefonnummer: 08-657 61 00
E-postadress: datainspektionen@datainspektionen.se

Kontakt Musik i Syd

Postadress
Musik i Syd, Kanalgatan 30, 291 34 Kristianstad

Telefon, växel
044-20 58 80

E-post
info@musikisyd.se

Organisationsnummer
556634-2795

Ansvarig för hantering av personuppgifter på Musik i Syd
Administrativ chef